- KAŻDA osoba planująca podróż służbową poza granicę kraju powinna w pierwszej kolejności złożyć pisemny wniosek do Rektora – Komendanta o zgodę na wyjazd, uzasadniając tę konieczność. Jeżeli wyjazd został ujęty w Planie Współpracy Międzynarodowej na dany rok, należy powołać się na pozycję z planu.
- Po uzyskaniu zgody należy wypełnić pierwszą stronę "Wniosku o odbycie podróży pracownika" i wraz z kopią wniosku do Rektora – Komendanta, złożyć w Biurze Projektów i Współpracy (Biuro).
- Jeżeli konieczne jest wcześniejsze uiszczenie opłaty konferencyjnej / opłaty za szkolenie, należy przedstawić dokumenty / wydruki potwierdzające wysokość opłaty, dane odbiorcy oraz dane bankowe konieczne do dokonania przelewu.
- W przypadku konieczności użycia karty kredytowej, należy pozyskać z Kwestury wzór wniosku o użycie karty i wypełnić zgodnie z instrukcjami.
- W przypadku konieczności ubiegania się o wizę, zgodnie z Zarządzeniem, pracownicy Biura mają obowiązek udzielić wszelkiej niezbędnej pomocy, jednak nie przechodzą oni procedury wizowej za osobę wyjeżdżającą. W przypadku konieczności udania się do Ambasady danego kraju, osoba wyjeżdżająca udaje się tam osobiście.
Uwaga !
Podstawą wyjazdów za granicę jest PLAN WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ WSOSP (pobierz) na dany rok kalendarzowy. Wszystkie inne przedsięwzięcia nie ujęte w planie, a wynikłe w trakcie jego obowiązywania mogą być wprowadzone do planu na podstawie zatwierdzonego pisemnego wniosku do Rektora - Komendanta WSOSP w miarę posiadanych środków na ich realizację. Po akceptacji wniosku przez Rektora-Komendanta osoby planujące wyjazd służbowy za granicę zobowiązane są postępowania zgodnie z procedurami wyjazdowymi.
Żołnierze zawodowi, którzy planują wyjazd w celach szkoleniowych, zobowiązani są do zgłoszenia tego faktu do Działu Organizacyjno Personalnego WSOSP najpóźniej 3 miesiące przed planowanym terminem wyjazdu w celu uzyskania z Departamentu Kadr MON rozkazu personalnego. Brak takiego rozkazu będzie skutkował nieudzieleniem zgody na wyjazd.
Dokumenty wyjazdowe należy składać do Biura (Ilona SKOCZEWSKA, Małgorzata BERNAT) w wersji elektronicznej na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., nie później niż 14 dni przed planowanym terminem wyjazdu. Ewentualnie w uzasadnionych przypadkach w terminie umożliwiającym dokonanie wymaganych przedsięwzięć związanych z wyjazdem (dokonanie przedpłat, zakup biletów, uzyskanie wiz, weryfikacja danych, itp.)
Po weryfikacji w/w dokumentów przez pracownika Biura wyjeżdżający powinien postępować zgodnie z przyjętym obiegiem dokumentów w WSOSP (Wniosek o odbycie podróży pracownika oraz Zarządzenie wyjazdu za granicę powinny zostać podpisane przez osobę ubiegającą się o wyjazd, przełożonego tej osoby, Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy Międzynarodowej, Kwestora oraz ostatecznie zatwierdzone przez Rektora – Komendanta), po czym Zarządzenie wyjazdu za granicę z kompletem podpisów powinno zostać zarejestrowane w Kancelarii Jawnej.
Bilety, w uzgodnieniu z wyjeżdzającymi, rezerwuje i wykupuje Pracownik Biura, tel.: 261 519 580, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
Uwaga !
W związku z zawarciem przez WSOSP umowy z ubezpieczycielem nie jest już konieczne wykupowanie ubezpieczenia na wyjazd na własną rękę. Każdy wyjazd, każdego pracownika na terenie całego świata jest objęty ubezpieczeniem.