Przekazywanie materiałów do Archiwum

  1. Akta spraw ostatecznie zakończonych przekazuje się do Archiwum WSOSP po upływie trzech lat kalendarzowych, kompletnymi rocznikami.
  2. Przekazywanie odbywa się za pomocą spisu akt (wzór spisu aktpdf). Akta przed przekazaniem przegląda, porządkuje osoba prowadząca sprawy z jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację. Zasady przygotowania dokumentacji do przekazania Archiwum szczegółowo określa instrukcja archiwalna.
  3. Spisy akt sporządzają pracownicy przekazujący akta. Spisy sporządza się odrębnie dla każdej kategorii akt, tj. odrębnie dla kategorii A i osobno dla kategorii B.
  4. Spisy akt sporządza się w dwóch egzemplarzach w wersji papierowej i jeden w wersji elektronicznej, które po podpisaniu przez kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta i Dyrektora Archiwum, są rejestrowane w Kancelarii Jawnej WSOSP.
    • przekazywanie akt osobowych byłych pracowników do Archiwum odbywa się na podstawie spisu akt osobowych. Akta osobowe umieszczane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników
    • przekazywanie akt studentów odbywa się na podstawie spisu akt. Akta osobowe umieszczane są w kolejności alfabetycznej studentów z uwzględnieniem kierunków studiów
    • dokumentacja techniczna – plany, rysunki, kosztorysy, harmonogramy przekazywana jest do Archiwum na podstawie spisu akt. Układ dokumentacji w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (urządzenia i procesy)
  5. W przypadku przekazywania fotografii powinny one zostać umieszczone w kopertach i opisane ołówkiem. Opis powinien zawierać: miejsce, nazwiska i imiona osób znajdujących się na fotografii, nazwy obiektów.
  6. Niedopuszczalne jest przekazywanie akt bez uprzedniego zaakceptowania spisu akt przez Dyrektora Archiwum.
  7. Wszelkie poprawki do spisu akt przesłane z Archiwum Uczelni należy nanieść w wersji drukowanej oraz elektronicznej przed przekazaniem akt.