Zasady przygotowania dokumentacji celem przekazania jej do Archiwum Uczelni

  1. Archiwizacji podlega tylko jeden egzemplarz dokumentu (oryginał).
  2. Kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji dokonuje się począwszy od pierwszego dokumentu, który został wytworzony lub wpłynął w danej sprawie.
  3. Dokumentacja powinna być ułożona w teczkach akt w kolejności załatwionych spraw, natomiast w ramach sprawy – chronologicznie.
  4. Podział na hasła i symbole klasyfikacyjne winien być zgodny z Rzeczowym Wykazem Akt WSOSP.
  5. Hasło klasyfikacyjne stanowi tytuł teczki, symbol klasyfikacyjny, numer teczki.
  6. Tytuł teczki powinien odzwierciedlać jej zawartość (wzór teczkipdf).
  7. Należy założyć teczki tematycznie dla każdej kategorii archiwalnej (A, BE, B..., Bc) oddzielnie.
  8. Teczkę akt po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych należy oprawić.
  9. Teczki akt zawierające materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną należy zszyć, co najmniej w czterech miejscach, okładka powinna być wykonana z tektury.
  10. Grubość teczki powinna wynosić maksymalnie 4 – 5 cm.
  11. Strony w teczkach należy ponumerować ołówkiem – numeracji podlegają wszystkie zapisane strony (numer strony należy umieścić w górnym rogu, przy zewnętrznej krawędzi).
  12. Do teczki powinien być dołączony spis spraw (dokumentów).
  13. Spis spraw zawiera:
    • liczbę porządkową
    • tytuł sprawy lub jej temat i charakter
    • numer pierwszej strony akt sprawy
    • podpis sporządzającego spis spraw
    • uwagi
  14. Przyjęty sposób porządkowania dotyczy dokumentacji kategorii A i B.
    Teczkę opisuje się w następujący sposób:
    • w lewym górnym rogu – umieszcza się nazwę komórki organizacyjnej
    • w prawym górnym rogu – (dozwolone) numer ewidencyjny według RTD lub innego urządzenia ewidencyjnego obowiązującego w danej komórce organizacyjnej
    • na środku strony – tytuł akt (hasło kwalifikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt), nr teczki – (symbol kwalifikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu aktpdf) oraz szczegółowe określenie rodzaju akt zawartych w teczce
    • pod tytułem umieszcza się kategorię archiwalną; w przypadku kategorii „B”, również okres przechowywania dokumentacji
    • pod kategorią archiwalną umieszcza się daty skrajne akt (najwcześniej i najpóźniej sporządzonych dokumentów) oraz ilość stron
    • teczkę należy opisać pismem czytelnym odręcznym lub komputerowo
    • teczka powinna być wykonana z tektury bezkwasowej
    • teczkę akt należy przesznurować w czterech miejscach (inne wzory teczek mogą być stosowane w przypadku teczki akt osobowych studenta, teczki akt osobowych pracownika wojska)
    • na ostatniej stronie umieszcza się zapis: Niniejsza zszywka zawiera ... kart / stron ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych. Data i czytelny podpis osoby porządkującej akta